Lưu trữ hồ sơ khám sức khỏe nhân viên là trách nhiệm của doanh nghiệp nhằm phục vụ quản lý sức khỏe người lao động, theo dõi kết quả khám định kỳ và bảo vệ thông tin cá nhân. Hồ sơ cần được quản lý đầy đủ, phân quyền truy cập phù hợp và bàn giao đúng quy định khi nhân viên chuyển công tác hoặc nghỉ việc. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình thống nhất để hạn chế thất lạc, sai sót và nguy cơ lộ dữ liệu sức khỏe.
Hồ sơ khám sức khỏe nhân viên gồm những gì?
Hồ sơ quản lý sức khỏe người lao động gồm hồ sơ sức khỏe cá nhân và hồ sơ quản lý tình hình sức khỏe, bệnh tật tại cơ sở lao động, theo Điều 3 Thông tư 19/2016/TT-BYT.
Tùy theo đặc thù công việc và đối tượng áp dụng, hồ sơ sức khỏe cá nhân có thể bao gồm:
- Giấy khám sức khỏe: Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc phiếu khám sức khỏe trước khi bố trí làm việc đối với các trường hợp theo quy định.
- Kết quả khám định kỳ: Sổ khám sức khỏe định kỳ hoặc sổ khám phát hiện bệnh nghề nghiệp đối với nhóm người lao động thuộc diện áp dụng.
- Hồ sơ bệnh nghề nghiệp: Tài liệu chẩn đoán, điều trị và theo dõi bệnh nghề nghiệp nếu có.
- Tài liệu y tế liên quan: Giấy ra viện, giấy nghỉ ốm và các giấy tờ điều trị cần thiết.
Ngoài hồ sơ cá nhân, doanh nghiệp cần quản lý thông tin tổng hợp về tình hình sức khỏe, bệnh tật của người lao động theo biểu mẫu và quy định áp dụng.
Thành phần hồ sơ có thể khác nhau giữa các nhóm nhân viên. Doanh nghiệp cần xác định tài liệu bắt buộc, kiểm tra tính đầy đủ sau mỗi đợt khám và cập nhật thông tin khi có thay đổi.
Phân vai quản lý hồ sơ sức khỏe lao động như thế nào?
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm lập, quản lý và lưu giữ hồ sơ sức khỏe, hồ sơ bệnh nghề nghiệp trong thời gian người lao động làm việc tại đơn vị. Để thực hiện hiệu quả, cần phân công rõ nhiệm vụ giữa các bộ phận liên quan.
Đây là cách phân công nội bộ tham khảo. Trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về người sử dụng lao động theo Điều 18 Thông tư 56/2025/TT-BYT.
Doanh nghiệp nên có một đầu mối kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ sau mỗi đợt khám. Việc cập nhật kịp thời giúp hạn chế thiếu kết quả, nhầm thông tin hoặc bỏ sót lịch theo dõi.
Quyền truy cập và bảo mật hồ sơ khám định kỳ
Hồ sơ khám sức khỏe chứa dữ liệu cá nhân cần được bảo vệ và giới hạn quyền truy cập. Theo Điều 25 và Điều 26 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, việc thu thập, sử dụng và chia sẻ thông tin sức khỏe phải có căn cứ hợp pháp, tuân thủ quy định về sự đồng ý và các trường hợp ngoại lệ.
Doanh nghiệp nên phân quyền truy cập theo nhiệm vụ, ưu tiên sử dụng báo cáo tổng hợp khi phục vụ công tác quản lý. Hồ sơ giấy cần được bảo quản an toàn, trong khi hồ sơ điện tử cần kiểm soát tài khoản truy cập và việc chia sẻ dữ liệu.
Bàn giao hồ sơ sức khỏe khi nghỉ việc cần thực hiện thế nào?
Theo Điều 18 Thông tư 56/2025/TT-BYT, doanh nghiệp phải trả hồ sơ quản lý sức khỏe và hồ sơ bệnh nghề nghiệp (nếu có) khi người lao động chuyển công tác, thôi việc, nghỉ việc hoặc nghỉ chế độ.
Bộ phận phụ trách nên kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, lập danh mục tài liệu và có xác nhận bàn giao để tránh thất lạc. Khi chuyển công tác, người lao động có trách nhiệm chuyển hồ sơ quản lý sức khỏe cho đơn vị tiếp nhận theo Điều 17 của Thông tư này.
Xem thêm: Cách đọc kết quả khám sức khỏe định kỳ: Những nội dung nên hỏi bác sĩ
Khám sức khỏe doanh nghiệp tại TOMEC
Hệ thống Y khoa Công nghệ cao TOMEC đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình tổ chức khám sức khỏe định kỳ, từ tiếp nhận danh sách nhân sự, xây dựng danh mục khám phù hợp đến tổng hợp kết quả và phối hợp bàn giao hồ sơ sau khám.
TOMEC quy tụ đội ngũ chuyên gia, bác sĩ giàu kinh nghiệm, kết hợp hệ thống trang thiết bị hiện đại như MRI 3.0 Tesla, CT 128 lát cắt của GE HealthCare (Mỹ) và hệ thống xét nghiệm tự động Cobas 8000 của Roche (Đức), hỗ trợ kiểm tra sức khỏe tổng quát và chẩn đoán chuyên sâu khi có chỉ định, tùy theo danh mục khám.
Sau khám, bác sĩ tư vấn giúp người lao động hiểu rõ kết quả và có hướng theo dõi sức khỏe phù hợp. Đồng thời, TOMEC phối hợp cùng doanh nghiệp thống nhất phương thức trả kết quả, hỗ trợ bộ phận nhân sự thuận tiện trong việc tiếp nhận, cập nhật và quản lý hồ sơ sức khỏe định kỳ, đồng thời chú trọng bảo mật thông tin cá nhân.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ khám sức khỏe doanh nghiệp để được tư vấn chương trình khám phù hợp với quy mô nhân sự, đặc thù công việc và nhu cầu quản lý sức khỏe người lao động.
Nhận tư vấn tại đây:
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên nghỉ việc có được nhận lại hồ sơ khám sức khỏe không?
Có. Doanh nghiệp phải trả hồ sơ quản lý sức khỏe và hồ sơ bệnh nghề nghiệp nếu có theo Điều 18 Thông tư 56/2025/TT-BYT.
Bộ phận nhân sự có được xem toàn bộ kết quả khám của nhân viên không?
Việc truy cập phải phù hợp với nhiệm vụ, mục đích xử lý và quy định bảo vệ dữ liệu sức khỏe. Doanh nghiệp nên giới hạn quyền xem hồ sơ cá nhân.
Thông tin liên hệ Hệ thống Y khoa Công nghệ cao TOMEC:
- Địa chỉ: 36–38 Lê Văn Hưu, Hà Nội.
- Hotline: 1900 886 886 / 086 993 6688
- Website: www.tomec.vn
Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế cho chẩn đoán hay chỉ định y khoa. Bạn vui lòng đến trực tiếp cơ sở y tế để được bác sĩ thăm khám và tư vấn trực tiếp.
Chưa có tài liệu tham khảo.
